03-12-2011Menu

Artiklen er inddelt i nogle afsnit:

Hvorfor skifte til Gmail

1. At flytte væk fra Outlook
2. Oprettelse af Gmail-konto
3. Opsætning af Gmail konto på iPad/iPhone
4. Flere konti ?
5. Problemerne.

Jeg har længe gået med ønsket om at komme væk fra Outlook, som betyder at mine mails, kontakter og kalenderaftaler alle ligger på min laptop. Med min iPad er jeg blevet endnu mere mobil, og derfor har det længe været et ønske at få så meget lagt ud i ”Skyen”, som muligt. Jeg startede med en Dropbox og Evernote. Mine links har jeg smidt på Delicious.

Skiftet til Gmail skyldes at

1. Jeg ville have mine mails, kontakter og kalender liggende ude i skyen og derfor ville kunne tilgås fra enhver browser (uanset enhedstype),
2. Jeg undgår sårbarheden ved at min laptop bryder sammen og alt mistes.
3. Jeg kan sende mails fra mine forskellige konti via Gmail,
4. Jeg ønsker at kunne synkroniserer mine mails, kalenderaftaler og kontaktinformationer let imellem min iPad, min iPhone og min Gmail-konto ude i Skyen.
5. Når jeg opretter en aftale på min iPad/iPhone vil jeg gerne kunne invitere andre til denne aftale.
6. Jeg vil gerne udnytte GoogleDoc’s, som virker lidt på samme måde som Dropbox
7. Jeg samler mine RSS-feeds vha. Google Reader, og endelig
8. Jeg kan oprette en samling over mine links, som man gør med Delicious.

Endelig så er der mange applikationer til iPaden og iPhonen, der sørger for at udnytte Google-kontoens muligheder.

Da først beslutningen var taget, skal jeg ellers love for at jeg kom på en opgave. Jeg skriver derfor dette indlæg for at give mine erfaringer videre, samt hjælpe andre med diverse opsætninger, såfremt i skulle få lyst til at gøre som jeg.

Til at begynde med troede jeg, at jeg kunne synkronisere mellem Outlook og min iPad vha. MobileMe-funktionen. Det fungerede ikke særligt godt, synkroniseringen virkede stort set ikke, og kostede mig over kr. 600,- om året for denne MobileMe-konto til Apple. Grund nr. 9 til at skifte til Gmail.
Det var lykkedes mig at få alle mine kalenderaftaler og kontakter over på iPaden, bl.a. igennem iTunes.
Mine gamle emails i Outlook kan jeg ikke umiddelbart få med over i Gmail, og derfor tog jeg en backup af disse og besluttede at beholde Outlook på min stationære PC, som arkiv. Jeg lukkede derefter ned for alle konti (faktisk ved at sætte Outlook ”Offline”).

Jeg har efterfølgende fundet en løsning på hvordan man eksporterer ens gamle mails fra Outlook til Gmail. Læs artiklen her.

Ifølge Google’s og Apple’s supportsider, så skal man kunne importere en fil fra Outlook til Gmail. Nix, det virker ikke. Især kontakterne kommer forkert over.

Når du først har oprettet en Gmail konto, så skal du tilknytte dine mailkonti hertil. Jeg har en mailkonto, der hører til mit domæne samt en mailkonto til mit arbejde med FotoMarathon. Begge disse konti ønskede jeg at samle under én Gmail-konto.

Dette gøres under ”Indstillinger” -> ”Konti og Import”-fanen. Her indskriver du din emailkonto, password, pop3-domæne osv.
 

Det efterfølgende lyder forkert for de kyndige, men stol på mig. Det er det helt rigtige at gøre. Følger du mine anvisninger, så vil du opnå:

• Alle mails synkroniseres ud på din iPad/iPhone
• Slettes/flyttes/læses en mail på din iPhone, så er den også læst på din Ipad eller i Gmail på PC’en
• Dine kalender aftaler synkroniseres, ganske som dine mails
• Du kan nu oprette en aftale og invitere andre til dine møder/aftaler
• Dine kontakter opdateres ganske som dine kalender aftaler og dine mails.

Du skal ikke sætte din iPad/iPhone op, som ville virke logisk!

• Start med at gå ind i ”Settings” på din iPad/iPhone
• Gå ind i ”Mail, Contacts, Calendars” og vælg ”Add Account”.

• Her skulle man tro at man skulle vælge Gmail, men nej. Vælg Microsoft Exchange.

• Udfyld feltet ”Email” med den mailadresse du vil bruge som afsender. Dette kunne også være din Gmail-adresse.
• Spring ”Domain” over
• ”Username” – her skriver du din Gmailkonto-adresse.
• ”Password” – her skriver du passwordet til din Gmailkonto
• ”Description” – her skriver du en kort beskrivelse af denne konto
• Tryk på ”Next” knappen i øverste højre hjørne

• Formularen udvides med feltet: ”Server”, som du udfylder med m.google.com
• Tryk på ”Next” knappen i øverste højre hjørne

• Vælg nu at få Mails, Contacts og Calendar, som ”On”
• Du bliver nu spurgt om du vil slette alle de kontakter, der ligger på din iPad. Det vil du ikke!
• Godkend nu med at trykke på ”Next”

Voila, nu begynder synkroniseringen mellem Gmail og din iPad/iPhone!

• Dine kontakter fra dine forskellige mailkonti oprettet via "Exchange"-funktionen vil nu blive synkroniseret. Du kan vælge de forskellige konti fra i "Contacts", hvis du hurtigt skal finde en kontakt. Endnu bedre du kan opdele dine kontakter fra at ligge i een kontaktliste, til at ligge i den kontaktliste, der relaterer sig til den mailkonti. Med andre ord: mine FotoMarathon kontakter er nu samlet på min FotoMarathon-Gmail-konto, mine arbejdsrelaterede mails, mv. lige så.
• Det samme gør sig gældende med dine kalenderaftaler, som vil blive synkroniseret med dine forskellige konti. Og nu har du mulighed for at modtage og sende mødeinvitationer og få dem placeret direkte ind i din kalender.
• Dine mails er naturligvis også synkroniseret fra de forskellige konti.

Har du andre konti, som du også vil have ind over din iPad, så gør nøjagtig det samme, som nedefor, blot med denne anden konto.
Du får nu mails synkroniseret ned på din iPad/iPhone let og elegant. Du kan sende emails fra denne konto. Du vælger blot hvilken konto, der skal være afsender.

Men mere spændende er, at du ligeledes får synkroniseret dine kalenderaftaler ned fra denne anden konto, hvilket betyder at du kan selektere i iPadens/iPhonens kalender i hvilken kalender du vil se.
Du får også mulighed for at oprette kontakter under dine andre konti, som vil blive synkroniseret ud på din iPad/iPhone.
Dette betyder at du kan have en privat kalender synkroniseret og f.eks. din arbejdskalender synkroniseret ned i samme kalender, og på din iPhone/iPad nu vælge hvilken kalender om ikke begge, der skal vises! I Kontaktlisten kan du ligeledes opdele dine kontakter og bestemme, hvilke du vil have vist.

Du kan naturligvis også synkronisere med andre mailkonti, f.eks. Hotmail eller egne domæner. Dette gør du ved at vælge Hotmail eller "Other" i menuen. Det er dog kun med Exchange-måden at jeg har opnået fuld synkronisering af mails, kontakter og kalenderaftaler.

Den sidste opsætning

Det sidste du skal gøre på din iPad/iPhone er at sætte din kalender op til at benytte din Gmailkonto, som default-konto, når det gælder kontakter og emails. Det gør du i bunden af vinduet i ”Mail, Contacts, Calendars” under ”Settings”.
Gør du ikke dette vil dine kontakter og kalenderaftaler blive oprettet lokalt på din iPhone eller iPad.

Helt problemfrit er det hele nu ikke foregået, så du skal lige tage følgende med i betragtning:

• Alle mine kontakters fødselsdage er ikke kommet med over i Gmail, og vises derved ikke i min kalender. Jeg har ikke fundet en løsning på dette og kommer nok til at opdatere dem manuelt.
• Når jeg synkroniserer med iPhonen og iPaden mod Gmail oplever jeg dubletter. Ikke for alle kontakter, men nogle og jeg kan ikke regne ud hvorfor. Men her har Gmail en lille funktion, der finder og fletter dubletter. Pas dog meget på hvis du har personer hedder det samme til fornavn og efternavn, for de vil blive flettet sammen!

Jeg håber at denne vejledning er nem at følge. Skriv gerne en kommentar, hvis du oplever noget andet eller har andre gode råd. Ris og Ros er altid velkommen :-)

Læs også artiklen om hvordan du flytter dine gamle Outlook-mails over på Gmail her.

Kunne du bruge dette, så skriv en kommentar her og du må gerne klikke på en af reklamerne her :-)